Jeszcze przed rozpoczęciem spotkania należy ustalić, jaką metodą odbywać się będzie wartościowanie pomysłów w końcowej fazie.

2) Proces burzy mózgów (z punktu widzenia koordynatora spotkania):

a. Zgromadź wszystkich uczestników

Wyznaczając termin spotkania przez kalendarz www należy pamiętać o tym, aby był on odpowiedni z punktu widzenia uczestników oraz nie kolidował z ich obowiązkami. Należy również zapewnić im odpowiednie warunki pracy. Sala powinna być dopasowana do wielkości grupy, na wyposażeniu powinna znajdować się tablica, na której notowane będą pomysły.

b. Zapoznaj uczestników z zasadami spotkania

Prowadzący powinien na samym początku spotkania przedstawić uczestnikom zasady, na których opiera się technika burzy mózgów. Podstawowe zasady zapewniające efektywność tej metody zostały wymienione w dalszej części opracowania. Koordynator spotkania może również rozbudować ten prywatny zbiór norm o dodatkowe pozycje, jeżeli uzna to za konieczne.

c. Zaprezentuj problem oraz zapisz go na tablicy

Przed przystąpieniem do prac koordynator spotkania powinien krótko opisać problem, a następnie zapisać problem na tablicy tak, aby każdy uczestnik w każdej chwili mógł przypomnieć sobie, na czym polega problem.

d. Zachęć uczestników do swobodnej wymiany pomysłów

Do zadań koordynatora należy zapewnienie swobodnej i przyjaznej atmosfery spotkania. Powinien on zachęcać uczestników do tworzenia kolejnych pomysłów bądź też udoskonalania już istniejących. Prowadzący spotkanie powinien również zwalczać wszelkiego rodzaju niesubordynacje względem wcześniej ustalonych zasad spotkania.